Sistema de processo eletrônico vai economizar mais de R$ 1 milhão por ano

Previsto para ser implantando até o final do primeiro semestre do próximo ano, o Projeto IFG Digital tornará os processos e documentos institucionais digitalizados, desde a etapa de solicitação, abertura de processos, anexo de documentos, tramitação, andamento, enfim, os processos passarão a ser inteiramente eletrônicos, por meio da plataforma do SUAP. A previsão é de que até junho de 2019 toda a Instituição esteja capacitada e já utilizando o sistema. O tema foi abordado na primeira reunião da Comissão para Implantação do Processo Eletrônico no IFG (Portaria nº 1.835, de 8 de agosto de 2018), realizada na manhã de hoje, 16, na Sala de Reuniões da Reitoria.

Os principais benefícios, segundo presidente da Comissão e servidor da Diretoria de Tecnologia da Informação, Cristiano Domingues da Silva, são a economia financeira para o Instituto Federal de Goiás, pois segundo um estudo feito por ele, gastam-se anualmente cerca de R$ 1 milhão na gestão de processos, com materiais como resmas de papel, contrato de malote, consumíveis, capa de processos, custos com impressões, armários deslizantes. “Além disso, nosso projeto é muito maior, pois também existem os benefícios ambientais na economia de papel e insumos, ou seja, haverá benefícios para o IFG e pra toda comunidade”, ressalta Cristiano.

Com essa economia, segundo Cristiano, seria possível investir em outras áreas, como: implantar 125 ações de extensão, bolsas de mestrado, mais de oito mil auxílios estudantis, aquisição de 225 novos computadores, 502 auxílios para o programa de capacitação de servidores, dentre outros.

A Comissão atuará segundo um cronograma de ações, que prevê primeiramente o estudo e mapeamento de todos os processos que a instituição tem de demanda, por setor, ou seja, serão coletadas informações de cada setor sobre quais tipos de processos que ele recebe e qual o fluxo atual desde o recebimento até a finalização dos processos.

Do trabalho realizado pelo grupo, que contempla representantes das pró-reitorias, do gabinete e de setores estratégicos da Instituição, como a comunicação social, o setor de protocolo e a diretoria de Tecnologia da Informação, serão produzidos o plano do projeto, que já está pronto, a construção do regulamento dos processos eletrônicos no IFG, a implantação dos sistemas (nesta etapa, que será em 2019, ocorrerão os treinamentos para uso das ferramentas) e o relatório final da execução do projeto. A partir daí, a Diretoria de Tecnologia da Informação assumirá a manutenção dos sistemas.

Estão envolvidos também no projeto o Conselho Superior, responsável pela aprovação do Plano Diretor de TI (PDTI), que contém demandas relacionadas ao processo eletrônico e o Comitê Gestor de Tecnologia da Informação (CGTI) – responsável pela Elaboração do PDTI.

O Projeto

Mas o que vai mudar na prática com a implantação do sistema de processo eletrônico? Vai mudar a forma de abrir processo, que será via SUAP, ou seja, mesmo a documentação deverá ser inserida digitalmente na plataforma, o acompanhamento, a tramitação, os pareceres, tudo será postado no sistema eletrônico de processo.

Além disso, as solicitações de documentos internos, para setores, como memorandos, ofícios, portarias, tudo também será feito digitalmente e endereçada ao setor responsável. Daí a importância do primeiro mapeamento de todos os processos e fluxos institucionais, para que os servidores tenham conhecimento pra qual setor devem solicitar um documento, por exemplo. Haverá, segundo Cristiano, um documento publicado com todos esses fluxos e responsáveis, para que facilite o processo de solicitação de documentos e de abertura de processos. “Haverá dois módulos: o de documentos e o de processos. Hoje, você precisa abrir no setor de procolo seu processo e apenas acompanha pelo sistema, isso será mudado. Tudo será feito na plataforma digital, desde abertura até o encerramento das demandas”, diz Cristiano.

O Projeto IFG Digital já possui um site, inclusive com vídeos explicativos, no Centro de Aprendizagem Virtual, de como vai funcionar os sistemas, para que os servidores possam ir se familiarizando com essas mudanças, que vão impactar na rotina diária de muitos setores, mas que será de forma positiva, na visão de Cristiano. “Poderá haver inclusive alteração de fluxos, caso avaliemos que isso trará melhorias”, conclui. É possível acessar o site pelo endereço eletrônico: https://www.ifg.edu.br/ifgdigital.

Diretoria de Comunicação Social/Reitoria.